Así erradiqué el papel de mi oficina

Fue en 1975 cuando el presidente de Xerox (una de las mayores compañías de fotocopiadoras del momento) habló por primera vez de la oficina sin papel. En un artículo publicado en Business Week, George E. Pake aventuraba que en 1995 los trabajadores podrían recuperar documentos de sus archivos en la pantalla de su ordenador, presionando un botón. "Podré leer mi correo o cualquier mensaje. No sé cuánto papel impreso voy a querer en este tipo de oficina".

Sí, la popularización de los ordenadores y de Internet conllevó que muchos anticiparan la llegada de la oficina "sin papel". Sin embargo, en 1995 aún proliferaba el papel en muchos negocios, tal y como reconocía el IEEE (una organización sin ánimo de lucro que busca el desarrollo tecnológico).

Hoy, 40 años después de que se empezara a hablar de esta tendencia, la producción de este material sigue creciendo según Confederación de Industrias Europeas del Papel (CEPI). Esta organización señala que la producción de papel y cartón de los países miembros de CEPI ha aumentado un 1,5% en 2017 en comparación con el año anterior(cuando fue de alrededor de 92,3 millones de toneladas).

Pero hay negocios que aseguran haber cumplido con ese vaticinio de la oficina sin papel.

No fue por conciencia ecológica

Francesc Pons Sintes, director financiero de Artiem Hoteles, decidió hace 10 años que tenían que erradicar el papel de sus oficinas. Y lo hicieron por una cuestión de competitividad laboral. “Con el paso de los años aumentábamos la cualificación de los trabajadores. Personas diplomadas en turismo que hablan 3 idiomas pero que dedicaban el 70% de su tiempo a reproducir datos”, expone.

Estos empleados recopilaban las reservas (que se habían procesado por ordenador en el tour operador de turno y que se recibían por fax o se imprimían) y las introducían en los sistemas informáticos del hotel. Un proceso similar al seguido con las facturas.

Ahora “hemos conseguido que las personas se dediquen a hacer trabajos de valor añadido y que no haya desperdicio de capital humano como hace 10 años”, asegura Pons, para quien “en el siglo XXI no tiene justificación hacer esos trabajos de replicación de datos previamente generados”.

Por coste y eficiencia, mejor la tecnología

Francesc Pons reconoce que en la primera fase de este proyecto hacia la oficina sin papel imprimían una copia en papel de todos los documentos “porque no nos fiábamos”. Pero desde hace un par de años asegura ya no imprimen nada. Para él, el papel es el sistema más ineficiente para transmitir la información. “Lleva mucho tiempo gestionarlo y ocupa mucho espacio”.

Por eso, calcula que en un par de años estos cinco hoteles no tendrán ni siquiera el fichero de facturas para hacienda. Esta administración exige guardarlas durante 5 años, aunque desde el el año pasado existe el sistema inmediato de información para grandes empresas fiscales, conocido como SII. Las empresas que facturan más de seis millones de euros están obligadas a compartir con hacienda, vía XML, todas las facturas emitidas y recibidas en el día.

Este responsable financiero considera, asimismo, que la tecnología es más segura que el papel. “Basta con tener un buen backup y un buen sistema de gestión documental”, argumenta. También es más barata, sobre todo en relación al precio del suelo que ocupa el guardar todos estos documentos. “El coste en disco duro es marginal. Son PDF que pesan poco. Cuesta más la seguridad del hosting, pero son más los beneficios que tiene que los costes”, concluye.

En su caso, y con un volumen de facturas de 35.000 facturas al año entre los 5 hoteles, “si una la archivas mal no es fácil encontrarla mientras que digitalmente es más sencillo y es más fácil compartirla también”, señala.

En este camino hacia la oficina sin papel la empresa no utilizó sistemas OCR. “Si lo necesitas es porque tienes papel y entonces has hecho algo mal”, argumenta, añadiendo que “todo lo que pasa por OCR introduce variablidad: puede ser un 0 o una O”. Por eso, tras un OCR las personas tienen que revisar los documentos escaneados.

Impresoras para bonos regalos

¿No hay entonces impresoras en estos hoteles? Sí. Haberlas, las hay, “desgraciadamente”, ironiza Pons, quien asegura que solo se imprimen en color los bonos regalos, pero que, para todo lo demás, funcionan sin papel.

Incluso han dejado de trabajar con algún proveedor al no enviarle este los albaranes y facturas en formato digital. “Devolvemos las facturas y los recibos que no están en PDF legibles”, explica el director financiero, quien, además de este caso, recuerda el de otro proveedor en Asturias que finalmente se compró un ordenador para emitir estos documentos digitalmente.

Sin papel desde que somos empresa

Cross Solutions es otra empresa que vive sin papeles. O casi. Oscar Sebastian es uno de sus socios fundadores y señala que solo hay dos excepciones en las que el papel sigue presente. El

Uno es con un cliente que les obliga a firmar los partes para asistir a un tercero (un parte externo que deben rellenar, escanear y enviar). El otro es con la administración cuando quieren contratar personal. En este caso “utilizamos papel porque nos obligan. Hay que entregar el contrato firmado y sellado a la persona y enviar una copia a la gestora para la seguridad social. Hay que imprimirlo en papel porque no queda otra”.

Salvo en estos dos casos, este negocio también trabaja sin papel. Y lo hacen desde que se constituyeron como empresa.

La facturación y los albaranes son telemáticos así que “no gastamos papel en absoluto”. Si trabajan con algún nuevo cliente promueven la opción de factura electrónica en caso de que no la use. “Para mí es mejor, más cómodo y más fácil que tener que estar escaneando. Es más ágil y rápido”.

Donde esté la factura electrónica...

Oscar Sebastian asegura, además, que sus clientes tampoco les mandan cosas en papel. “Nos comunicamos por correo electrónico o teléfono”, aunque aún cuentan con proveedores que les dan el ticket y la factura en papel. “Muchas veces es porque no les queda otra. Aunque te den la factura electrónica, cuando te dan el material tienen que darte la factura en papel”, sentencia.

Por eso, desde que los socios fundadores decidieron constituirse como empresa, se obligaron a trabajar en facturación sin papeles. Para ello, decidieron buscar un aplicación que funcionara en ordenador y móvil. “Es muy buena porque te permite que el cliente puede firmar la entrega directamente en la pantalla del móvil. No hace falta entregarle un papel como recibo y le puedes enviar un justificante por correo en ese mismo momento”, detalla.

Por eso, considera que este proceso no ha sido difícil. “El cliente siempre tiene una copia en el correo, la factura no se pierde, le puedo enviar siempre una copia y no le ocupa espacio encima de la mesa” justifica Oscar Sebastián.

Esta empresa tampoco imprime una copia en papel de todos estos documentos porque los pueden ver en pdf. “Lo bueno de la app es que está guardado en la nube y también puedes tener una copia en en tu pc o móvil. Es difícil que se pierda”, asegura. Además de guardar estos documentos en la app, en la facturación apuestan por tener dos copias: una en servidor local y otra en Dropbox con la asesoría. “Son PDF de pocos megas que no te suponen coste ni aumento de gigas. Apenas ocupan espacio”, asegura.

Un proyecto alcanzable

Oscar Sebastian señala que la oficina sin papel es algo alcanzable y mucho más fácil de lo que se piensa. “Se imprimen muchas cosas que no se necesitan. La gente no se mentaliza del gasto que supone, y no solo en papel y quitar árboles. Si nos lo tomásemos en serio, es más fácil, ayudaríamos a la gente y ahorraríamos costes”, subraya

Mientras, Francesc Puedo asegura que, gracias a no tener papel, puede gestionar la administración de 5 hoteles con un solo administrativo. “Desde que apostamos por quitar el papel tenemos unas economías de escala brutal. Nadie ha perdido su trabajo, sino que ahora hacen un trabajo más interesante”.

Por eso, asegura que en este cambio apenas han experimentado resistencia por parte de los empleados. “La persona que más resistencia opuso ahora se da cuenta de que vive mejor”, asegura. Y defiende que sin papel puede hacer una mejor gestión de las reservas hoteleras y puede trabajar desde cualquier parte del mundo.